通过参考文献管理工具与他们分享你整理好的文献库，然后在一次简短的入职通话中，引导他们了解你的文件夹结构和标签系统。
导出并分享你的文献库
大多数参考文献管理工具都支持将文献集导出为可共享的文件，或提供基于云的共享链接。如果你的合作者使用不同的软件，请以通用格式（如BibTeX或RIS）导出你的文献库；如果你们使用同一平台，则可以直接共享文件夹。请包含你开发的自定义标签、笔记或组织方案——这些上下文层面的信息往往比原始论文列表更为重要。
提供导航指南
创建一份简单的文档，说明你如何组织文献库：哪些文件夹对应哪些主题，你的标签约定意味着什么，以及在哪里可以找到关键论文。如果你对论文进行了注释或撰写了摘要，请指出这些内容的位置。这15分钟的投入将为你日后节省数小时的困惑时间。
安排一次实时演示
安排一次30分钟的屏幕共享会议，演示如何在文献库中搜索、按标签筛选以及在相关论文之间导航。向他们展示你添加新论文的工作流程，以及你跟踪阅读进度的地方。这种实时演示能解答书面指南无法涵盖的问题。
建立共享约定
就新文件夹的命名约定、标签标准以及如何标记论文以引起对方注意达成一致。决定是你们双方都可以自由添加论文，还是指定一人为主要管理者。明确的期望可以防止重复工作和组织混乱。
启用持续同步
如果你的参考文献管理工具支持实时协作，请启用该功能，以便更改自动传播。对于像WisPaper的我的文献库这样的工具，你们双方都可以与同一上传的论文进行聊天，并查看彼此的注释，从而更容易在不切换平台的情况下讨论研究发现。随着项目的进展，设定定期检查，以审查新增内容并维护文献库的整洁。